Dados estão presentes em praticamente todos os processos empresariais.
Clientes, colaboradores, fornecedores, candidatos, parceiros e usuários geram informações que circulam diariamente entre sistemas, documentos e equipes.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD — estabelece regras para o tratamento dessas informações.
Mas adequar-se à LGPD vai muito além de publicar uma política de privacidade no site.
É necessário transformar processos.
O que a LGPD busca proteger?
A LGPD estabelece princípios e regras para operações envolvendo dados pessoais.
Entre seus princípios estão:
- finalidade;
- adequação;
- necessidade;
- livre acesso;
- qualidade dos dados;
- transparência;
- segurança;
- prevenção;
- não discriminação;
- responsabilização e prestação de contas.
Na prática, a organização precisa saber quais dados possui, por que os utiliza, onde estão armazenados, quem pode acessá-los e por quanto tempo devem permanecer armazenados.
1. Faça um diagnóstico
O primeiro passo é conhecer a realidade da organização.
Mapeie:
- quais dados pessoais são coletados;
- de quem são esses dados;
- onde ficam armazenados;
- quem possui acesso;
- com quem são compartilhados;
- para qual finalidade são utilizados.
Sem esse inventário, é difícil criar um programa consistente de proteção de dados.
2. Identifique as bases legais
Nem todo tratamento depende de consentimento.
A LGPD prevê diferentes hipóteses legais que podem justificar o tratamento.
Por isso, cada processo deve ser analisado de acordo com sua finalidade e contexto.
3. Defina responsabilidades
A legislação trabalha com conceitos como controlador, operador e encarregado pelo tratamento de dados pessoais.
A ANPD mantém orientações específicas sobre a definição e atuação desses agentes.
É importante deixar claro quem toma decisões, quem executa determinados tratamentos e quem responde por cada processo.
4. Revise fornecedores
Dados pessoais frequentemente são compartilhados com terceiros.
Exemplos incluem:
- sistemas de folha;
- plataformas de CRM;
- ferramentas de marketing;
- serviços em nuvem;
- empresas de tecnologia;
- consultorias.
A gestão da LGPD também envolve avaliar contratos e responsabilidades desses fornecedores.
5. Controle acessos
Nem todos os colaboradores precisam acessar todas as informações.
Políticas de acesso devem seguir a necessidade de cada função.
Controle de usuários, autenticação, logs e revisão periódica de permissões são medidas importantes para diminuir riscos.
6. Treine as equipes
Muitos incidentes começam em ações rotineiras.
Um e-mail enviado ao destinatário errado, uma senha compartilhada ou uma planilha armazenada em local inadequado podem expor informações.
Por isso, treinamento precisa fazer parte do processo continuamente.
7. Prepare um plano para incidentes
Nenhuma empresa está completamente livre de incidentes.
O importante é saber como agir.
Atualmente, quando um incidente de segurança com dados pessoais puder causar risco ou dano relevante aos titulares, o controlador deve observar o procedimento de comunicação estabelecido pela ANPD. O regulamento prevê prazo de três dias úteis para comunicação à Autoridade e aos titulares nas situações abrangidas, ressalvada legislação específica.
Por isso, a empresa precisa definir previamente:
- quem será acionado;
- como o incidente será investigado;
- como limitar seus impactos;
- como documentar as ações;
- quando realizar comunicações.
8. LGPD é um processo contínuo
Adequação não termina após a criação de políticas.
Novos sistemas são implantados.
Novos fornecedores entram na operação.
Processos mudam.
Novos colaboradores são contratados.
Por isso, o programa de privacidade precisa ser revisado periodicamente.
Tecnologia e proteção de dados
Uma boa governança depende de capacidade para controlar informações.
Ferramentas tecnológicas podem apoiar:
- gestão de acessos;
- rastreabilidade;
- inventário;
- automação;
- segurança;
- monitoramento;
- integração de processos.
Quando tecnologia, processos e pessoas trabalham em conjunto, a organização aumenta sua capacidade de tratar dados de maneira responsável.
Transforme proteção de dados em confiança
LGPD não deve ser vista somente como obrigação legal.
Organizações que tratam informações de maneira segura demonstram maturidade para clientes, colaboradores e parceiros.
A YKP possui experiência em tecnologia e transformação de processos empresariais. Conte conosco para apoiar a evolução da sua empresa em um ambiente cada vez mais orientado por dados, automação e segurança.
